Transcrire une réunion Teams : la méthode complète

Une réunion Teams d'une heure, c'est en moyenne 8 000 mots prononcés, trois décisions prises et une dizaine d'actions distribuées à l'oral. Sans transcription, la moitié se perd avant le lendemain. Voici comment obtenir, en quelques minutes, le texte complet de la réunion, puis un compte rendu exploitable.

Étape 1 — Enregistrer la réunion dans Teams

Pendant la réunion, ouvrez le menu « Plus » (les trois points) puis Démarrer l'enregistrement. Teams prévient tous les participants, ce qui est une obligation : informez-les avant de lancer l'enregistrement, et rappelez l'usage qui en sera fait.

À la fin de la réunion, l'enregistrement est déposé automatiquement :

• dans OneDrive de la personne qui a lancé l'enregistrement, dossier « Enregistrements », pour une réunion planifiée dans un calendrier personnel ;
• dans SharePoint, bibliothèque du canal, pour une réunion de canal.

Le fichier est au format MP4. Comptez environ 1 Go par heure en qualité standard.

Étape 2 — Pourquoi la transcription intégrée de Teams ne suffit pas

Teams propose sa propre transcription en direct, et c'est un bon premier réflexe. Elle a pourtant trois limites que l'on rencontre vite :

1. Elle dépend de votre licence et des réglages de l'administrateur. Dans beaucoup d'organisations, la transcription est désactivée ou réservée à certains profils.
2. Elle n'existe que si quelqu'un l'a activée avant la réunion. Pour un enregistrement récupéré après coup, il n'y a rien.
3. Elle ne produit pas de compte rendu. Vous obtenez un texte brut, horodaté, sans synthèse ni liste d'actions.

La solution la plus simple consiste à partir du fichier MP4, qui existe toujours, et à le transcrire avec un outil d'IA qui sait reconnaître les intervenants et rédiger un compte rendu.

Étape 3 — Transcrire le fichier MP4 avec les intervenants

1. Téléchargez l'enregistrement depuis OneDrive ou SharePoint sur votre ordinateur.
2. Ouvrez la page transcription de réunion par IA et déposez le fichier. Les formats MP4, MOV, MP3, WAV et M4A sont acceptés.
3. Laissez la détection de langue automatique, ou précisez-la si la réunion mélange plusieurs langues.
4. Activez l'identification des intervenants (offre Pro) pour que chaque prise de parole soit attribuée.

Pour une réunion d'une heure, la transcription est prête en deux à quatre minutes. Chaque ligne est horodatée : un clic vous ramène au passage exact de la vidéo, pratique pour vérifier une formulation avant de la citer.

Nommer les intervenants

L'IA distingue les voix mais ne connaît pas les prénoms. Dans l'éditeur, remplacez « Intervenant 1 » par le nom réel : la modification s'applique à toutes ses interventions. Deux minutes suffisent pour une réunion à six personnes.

Étape 4 — Obtenir le compte rendu, les décisions et les actions

Une fois la transcription affichée, cliquez sur Compte rendu de réunion dans les outils IA. Vous obtenez en une trentaine de secondes :

• un résumé en quelques paragraphes ;
• la liste des décisions prises ;
• la liste des actions, avec le responsable et l'échéance quand ils ont été dits à l'oral ;
• les questions restées ouvertes.

Le compte rendu ne contient que ce qui a été dit dans la réunion : l'IA travaille exclusivement à partir de la transcription, sans rien inventer. Relisez tout de même les responsables d'actions, c'est l'endroit où une erreur coûte le plus cher.

Étape 5 — Partager et archiver

Exportez le compte rendu en PDF ou DOCX pour l'envoyer aux participants, ou copiez-le dans votre outil de gestion de projet. La transcription complète peut être exportée en TXT pour archivage, ou en SRT si vous voulez sous-titrer l'enregistrement.

Bonne pratique : envoyez le compte rendu dans l'heure qui suit la réunion. Les corrections arrivent vite et les actions démarrent le jour même.

Combien ça coûte ?

Un compte gratuit permet de transcrire 30 minutes de fichier par mois, de quoi tester sur une réunion courte. L'offre Pro, à 9,90 € par mois, couvre 600 minutes, soit une dizaine de réunions d'une heure, avec les intervenants, les exports PDF et DOCX, et les comptes rendus IA. Les détails sont sur la page tarifs.

Confidentialité : ce qu'il faut savoir

Les enregistrements de réunion contiennent souvent des informations sensibles. Vérifiez trois points avant de choisir un outil : où sont hébergés les fichiers, combien de temps ils sont conservés, et si vous pouvez les supprimer vous-même. Sur Retranscrit, les fichiers sont effacés automatiquement après 30 jours pour l'offre Pro, et vous pouvez supprimer une transcription à tout moment.

Checklist avant d'envoyer le compte rendu

• Les prénoms des intervenants sont corrects et cohérents d'un bout à l'autre.
• Chaque action a un responsable nommé et, si possible, une date. Une action sans responsable n'est jamais faite.
• Les décisions sont formulées au présent et sans ambiguïté : « Le lancement est reporté au 15 novembre », pas « on a parlé de reporter ».
• Les chiffres cités (budgets, délais, volumes) ont été réécoutés à la source grâce aux horodatages.
• Les passages confidentiels ont été retirés si le compte rendu part à une liste élargie.
• Le fichier d'enregistrement d'origine est rangé là où l'équipe le retrouvera, avec un nom explicite : date, sujet, participants.

Cette relecture prend cinq minutes et évite la réunion suivante qui commence par « ce n'est pas ce qu'on avait décidé ».

Questions fréquentes

Puis-je transcrire une réunion Teams sans l'avoir enregistrée ? Non. La transcription part toujours d'un enregistrement audio ou vidéo. Si vous avez oublié d'enregistrer, demandez à un participant s'il l'a fait de son côté.

Teams enregistre en MP4, est-ce que ça pose problème ? Aucun. Le MP4 est accepté directement, la piste audio est extraite automatiquement.

La réunion était en français avec des passages en anglais, est-ce géré ? Oui. La détection de langue fonctionne passage par passage, et vous pouvez ensuite traduire l'ensemble dans une seule langue avec l'outil de traduction.

Les participants doivent-ils être prévenus ? Oui, c'est une obligation légale. Teams affiche une notification, et il est d'usage de le rappeler à l'oral en début de réunion.